.svg)
การจัดการเอกสารในองค์กรถือเป็นส่วนสำคัญที่ช่วยให้การดำเนินธุรกิจเป็นไปอย่างราบรื่น หากไม่มี Document Management System ที่มีประสิทธิภาพ อาจทำให้ธุรกิจต้องพบกับปัญหาหลายประการในกระบวนการทำงาน ซึ่งปัญหาหลักที่มักเกิดขึ้นเมื่อไม่มีการใช้ ระบบจัดการเอกสาร ที่เหมาะสมมีดังนี้:
ความซับซ้อนในการควบคุมเอกสาร การจัดเก็บและค้นหาเอกสารที่ซับซ้อนทำให้เสียเวลาและทรัพยากร ระบบจัดการเอกสารช่วยให้คุณควบคุมทุกขั้นตอนได้อย่างมีประสิทธิภาพ
การอนุมัติเอกสารที่ล่าช้า กระบวนการอนุมัติที่ใช้เวลานาน ทำให้การทำงานสะดุด ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ช่วยให้การอนุมัติเป็นไปอย่างรวดเร็ว พร้อมลายเซ็นออนไลน์ที่ปลอดภัย
ความเสี่ยงในการสูญหายของเอกสาร การจัดเก็บเอกสารในรูปแบบกระดาษมีความเสี่ยงต่อการสูญหาย ระบบจัดการเอกสารองค์กรช่วยให้การจัดเก็บและการเข้าถึงเอกสารออนไลน์เป็นไปอย่างปลอดภัยและง่ายดาย
.webp)
ขององค์กรสามารถลดต้นทุนได้ด้วยระบบการจัดการเอกสาร
การนำระบบการจัดการเอกสาร (DMS) มาใช้สามารถช่วยลดต้นทุนที่เกี่ยวข้องกับการพิมพ์ การจัดเก็บ และการจัดการเอกสารกระดาษได้มากถึง 40% โดยการทำให้งานเอกสารเป็นระบบอัตโนมัติและลดกระบวนการแบบ Manual ซึ่งช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายและเพิ่มผลกำไรให้ธุรกิจได้มากขึ้น ที่มา
ของพนักงานใช้เวลาในการค้นหาเอกสารที่ไม่มีการจัดการอย่างเหมาะสม
โดยเฉลี่ยแล้วพนักงานใช้เวลา 70% ของเวลาทำงานในการค้นหาเอกสารที่ไม่ได้รับการจัดระเบียบอย่างดี การใช้ DMS จะช่วยให้การจัดการเอกสารเป็นไปอย่างมีระบบ ทำให้พนักงานสามารถค้นหาข้อมูลได้เร็วขึ้นและโฟกัสงานหลักของพวกเขาได้อย่างเต็มที่ ที่มา
ขององค์กรที่ใช้ระบบการจัดการเอกสาร (DMS)
สามารถลดความเสี่ยงในการที่พนักงานไม่ปฏิบัติตามกฎระเบียบได้ถึง 50% โดยการติดตามเอกสาร การเก็บบันทึก และการควบคุมการเข้าถึงข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพ ที่มา
ขององค์กรพบว่าประสิทธิภาพการทำงานเพิ่มขึ้น
เมื่อใช้ Document Management System (DMS) การใช้ระบบจัดการเอกสาร และ ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ สามารถทำให้ Workflow เป็นระบบ ลดความซับซ้อนในกระบวนการทำงาน และช่วยให้ทีมทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นถึง 30-40% ที่มา
ควบคุมเอกสารได้อย่างมืออาชีพ
ด้วย Document Control ของฟอกซ์บิธที่ช่วยจัดการและควบคุมการเข้าถึงเอกสารอย่างเป็นระบบ ป้องกันข้อผิดพลาดในการจัดการเอกสารและรับประกันความปลอดภัยของข้อมูลในทุกขั้นตอนการทำงาน
ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ที่ง่ายและรวดเร็ว
เปลี่ยนการอนุมัติเอกสารให้เป็นเรื่องง่าย ด้วยระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ ที่รองรับการใช้ ลายเซ็นออนไลน์ ทำให้ทุกขั้นตอนของการอนุมัติเอกสารออนไลน์เป็นไปอย่างรวดเร็วและปลอดภัย ไม่ว่าคุณจะอยู่ที่ไหนก็สามารถอนุมัติเอกสารได้ทันที
จัดการเอกสารได้อย่างครบวงจร
Document Management System ช่วยให้การจัดเก็บเอกสารเป็นระบบและง่ายต่อการค้นหา รองรับการจัดการเอกสารในทุกขั้นตอน ตั้งแต่การสร้าง จัดเก็บ ไปจนถึงการอนุมัติ ระบบจัดการเอกสารองค์กร ที่สามารถปรับให้เข้ากับกระบวนการทำงานของธุรกิจคุณได้อย่างยืดหยุ่น
เพิ่มความสะดวกในการทำงานด้วยฟีเจอร์การค้นหาเอกสารแบบอัจฉริยะ ช่วยให้คุณค้นหา เอกสารออนไลน์ ได้อย่างรวดเร็วและตรงจุด ไม่ว่าจะค้นหาด้วยคำสำคัญ ชื่อไฟล์ หรือเนื้อหาในเอกสาร ลดเวลาที่ต้องเสียไปในการค้นหาเอกสาร และเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้กับทีมของคุณ
ติดตามทุกการเปลี่ยนแปลงด้วยระบบ Document Version Control ที่บันทึกทุกการแก้ไขและการอัปเดตเวอร์ชันโดยอัตโนมัติ ช่วยให้คุณสามารถย้อนกลับไปดูเวอร์ชันเก่าได้ทุกเมื่อ ป้องกันการทำงานผิดพลาดจากเวอร์ชันที่ไม่ตรงกันและทำให้ทีมทำงานร่วมกันได้อย่างราบรื่น
ฟีเจอร์ Multi-Level Approval ช่วยให้การอนุมัติเอกสารเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพและเป็นระบบ คุณสามารถกำหนดลำดับขั้นของการอนุมัติเอกสารได้ตามความต้องการ ช่วยลดข้อผิดพลาดและเพิ่มความโปร่งใสในกระบวนการ พร้อมด้วยการแจ้งเตือนอัตโนมัติที่ช่วยเตือนให้ทุกขั้นตอนเป็นไปอย่างรวดเร็ว
เพิ่มความสะดวกในการลงนามเอกสารด้วยระบบ E-Signature ที่ช่วยให้การจัดการลายเซ็นออนไลน์รวดเร็วและปลอดภัย ลดขั้นตอนการจัดการเอกสารแบบกระดาษและทำให้ทุกอย่างเป็นไปอย่างคล่องตัว
ฟีเจอร์ Automated Notifications ช่วยให้คุณไม่พลาดทุกการแจ้งเตือน ไม่ว่าจะเป็นการอัปเดตสถานะ การอนุมัติ หรือการเปลี่ยนแปลงเอกสาร ระบบจะส่งการแจ้งเตือนอัตโนมัติให้กับทีมงาน เพื่อให้แน่ใจว่าทุกขั้นตอนจะเป็นไปอย่างต่อเนื่องและไม่มีการล่าช้าในกระบวนการ
