8 ประเภทซอฟต์แวร์องค์กร (Enterprise Software) สำหรับธุรกิจยุคใหม่

ซอฟต์แวร์องค์กร (Enterprise Software) เครื่องมือสำคัญที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการขับเคลื่อนธุรกิจในยุคใหม่ ต่างจากซอฟต์แวร์ทั่วไปตรงที่ออกแบบมาเพื่อใช้ภายในองค์กรเป็นหลัก จะมีขอบเขตใช้งานที่กว้างกว่า มีความซับซ้อนสูง และมีหลายประเภทตามลักษณะงานที่ทำ

การนำซอฟต์แวร์องค์กรมาใช้ สามารถช่วยให้ประสิทธิภาพการทำงานดีขึ้น ประหยัดได้ทั้งเวลาและต้นทุน แถมเพิ่มความได้เปรียบในการแข่งขันทางธุรกิจได้อีก แต่กระบวนการนำซอฟต์แวร์องค์กรมาใช้ จำเป็นต้องวางแผนอย่างรอบคอบ ตั้งแต่กำหนดความต้องการ ออกแบบพัฒนา ไปถึงการใช้งานจริง บำรุงรักษา และคอยติดตามวัดผล

ในโลกธุรกิจยุคใหม่ที่การแข่งขันกำลังเข้มข้น หลายองค์กรต้องหาวิธีเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของตนให้คุ้มกับเงินที่จ่ายไป และ ซอฟต์แวร์ (Software) คือหนึ่งปัจจัยสำคัญที่จะมาช่วยขับเคลื่อนองค์กรสู่ความสำเร็จ ยิ่งกับ ซอฟต์แวร์องค์กร (Enterprise Software) ที่ออกแบบมาเพื่อสนับสนุนการทำงานในระดับองค์กรโดยเฉพาะ ส่งผลให้ความเข้าใจเกี่ยวกับซอฟต์แวร์องค์กร การเลือกใช้ และกระบวนการนำมาปรับใช้ (Enterprise software delivery) กลายเป็นสิ่งที่ขาดไม่ได้แล้ว สำหรับธุรกิจในยุคนี้

ซอฟต์แวร์องค์กร คืออะไร

ซอฟต์แวร์องค์กร (Enterprise Software) คือโปรแกรมคอมพิวเตอร์หรือกลุ่มของแอปพลิเคชัน ที่ออกแบบมาเพื่อตอบสนองความต้องการเฉพาะขององค์กรธุรกิจนั้น ๆ เน้นนำมาใช้สนับสนุนการดำเนินงานที่มีหลากหลายแผนก ไม่ว่าจะฝ่ายการเงิน บัญชี บุคคล การตลาด ฝ่ายขาย ฯลฯ เพื่อให้ประสิทธิภาพการทำงานสูงขึ้น ลดต้นทุน และเพิ่มความสามารถในการแข่งขันให้องค์กร

ซอฟต์แวร์องค์กรมักเป็นระบบขนาดใหญ่และซับซ้อน ที่ประกอบไปด้วยซอฟต์แวร์หลายส่วนทำงานร่วมกัน และเชื่อมต่อกับฐานข้อมูลหลัก (Centralized Database) ขององค์กร ทำให้มีความปลอดภัยสูง อีกทั้งยังถูกออกแบบมาให้รองรับผู้ใช้งานพร้อมกันได้จำนวนมาก ทั่วทั้งองค์กร

ข้อมูลจากบริษัทวิจัยตลาดอย่าง Statista ระบุว่า ตลาดซอฟต์แวร์องค์กรทั่วโลกมีมูลค่ากว่า 429 พันล้านเหรียญสหรัฐในปี 2021 และคาดการณ์ว่าจะเติบโตขึ้นอย่างต่อเนื่อง ด้วยอัตราการเติบโตเฉลี่ยต่อปี (CAGR) 11.7% ในช่วงปี 2022-2027 สะท้อนให้เห็นถึงความต้องการกับความสำคัญของซอฟต์แวร์องค์กร ที่ใช้ขับเคลื่อนธุรกิจให้ก้าวทันในยุคดิจิทัลนี้

ประเภทของซอฟต์แวร์องค์กร

ซอฟต์แวร์องค์กร จะแบ่งออกได้หลายประเภทตามการใช้งาน ต่อไปนี้

1. ซอฟต์แวร์สำหรับงานธุรการ (Office Productivity Software)

โปรแกรมสำหรับองค์กรที่ออกแบบมาเพื่อช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานในสำนักงาน ตั้งแต่การสร้างเอกสาร ตาราง การนำเสนองาน และการจัดการอีเมล์ให้สะดวกขึ้น มักมีคุณสมบัติรองรับการทำงานร่วมกันผ่านการแชร์ไฟล์ เช่นโปรแกรม Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) และ Google Workspace (Docs, Sheets, Slides, Gmail) หรือโปรแกรม Adobe Acrobat ที่ใช้จัดการไฟล์ประเภท PDF

2. ซอฟต์แวร์การสื่อสารและทำงานร่วมกัน (Communication and Collaboration Software)

ซอฟต์แวร์ที่ช่วยให้การสื่อสารภายในองค์กรเป็นไปได้สะดวก แม้ว่าจะไม่ได้อยู่สถานที่เดียวกัน เช่นอีเมล (Email), Social Network สำหรับองค์กร, โปรแกรมประชุมทางไกล (Video Conference) และแอปพลิเคชันแชทสำหรับทำงาน (Chat Application) อย่าง Slack, Microsoft Teams, Zoome หรือ Google Meet โปรแกรมเหล่านี้สามารถช่วยลดอุปสรรคได้ทั้งด้านระยะทาง และเวลา ทำให้การทำงานดำเนินไปอย่างราบรื่นต่อเนื่อง

3. ซอฟต์แวร์จัดการความสัมพันธ์กับลูกค้า (Customer Relationship Management - CRM)

CRM คือซอฟต์แวร์เพิ่มประสิทธิภาพงานขายและบริการหลังการขาย ด้วยการเก็บข้อมูลการติดต่อ กิจกรรมการขาย รายละเอียดบริการที่ลูกค้าสนใจ ประวัติการซื้อ ไปถึงข้อร้องเรียนไว้ในระบบเดียว เพื่อให้ทีมขายดูแลลูกค้าได้อย่างใกล้ชิด และยังได้ใช้เป็นข้อมูลในการวิเคราะห์พฤติกรรมเพื่อวางกลยุทธ์ส่งเสริมการขายต่อไป ตัวอย่างโปรแกรมเช่น Salesforce, Zoho CRM, Hubspot CRM หรือ Microsoft Dynamics 365 

4. ซอฟต์แวร์วางแผนทรัพยากรองค์กร (Enterprise Resource Planning - ERP)

ซอฟต์แวร์องค์กรขนาดใหญ่ที่ใช้บริหารจัดการและเชื่อมโยงการทำงานทุกส่วนขององค์กรเข้าด้วยกัน ทั้งด้านการผลิต การเงิน การบัญชี การจัดซื้อ การกระจายสินค้า ทรัพยากรบุคคล ฯลฯ เพื่อให้ได้ข้อมูลที่ถูกต้องและเป็นปัจจุบัน ทำให้ผู้บริหารสามารถเห็นภาพรวมของการดำเนินงาน และใช้วางแผนจัดสรรทรัพยากรต่อไปได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ซอฟต์แวร์ ERP จะเก็บข้อมูลทั้งหมดจากแต่ละแผนกมารวมกันไว้ในคลังข้อมูลส่วนกลาง ทำให้เกิดการทำงานแบบบูรณาการ ลดความผิดพลาดและความล่าช้าในการส่งต่อข้อมูล ตัวอย่างโปรแกรมเช่น SAP Business One, Microsoft Dynamics 365 Business Central, Oracle Netsuite หรือ Sage X3

5. ซอฟต์แวร์การวิเคราะห์ข้อมูล (Data Analytics Software)

ซอฟต์แวร์สำหรับองค์กรที่ช่วยตั้งแต่การรวบรวม ประมวลผล และแปลความหมายของข้อมูลจำนวนมหาศาลที่มีอยู่ เพื่อให้เข้าใจสภาพแวดล้อมทางธุรกิจที่ดีขึ้น โดยสกัดข้อมูลเชิงลึกเพื่อนำไปใช้วางแผนกลยุทธ์กับการตัดสินใจทางธุรกิจต่อไป ผ่านการนำเทคนิควิเคราะห์ขั้นสูงมาใช้ อย่าง Data Mining, Machine Learning และ AI ตัวอย่างซอฟต์แวร์วิเคราะห์ข้อมูลที่ใช้กันแพร่หลาย เช่น Microsoft Power BI, Tableau, Qlik Sense หรือ Google Data Studio

6. ซอฟต์แวร์การรักษาความปลอดภัย (Security Software)

ซอฟต์แวร์ที่ใช้ป้องกันระบบคอมพิวเตอร์และเครือข่ายภายในองค์กรจากภัยคุกคามทางไซเบอร์ ทั้งไวรัสคอมพิวเตอร์ มัลแวร์ แฮ็คเกอร์ รวมถึงการโจมตีที่มุ่งเป้าไปยังเว็บไซต์หรือเซิร์ฟเวอร์ (DDoS)

ด้วยวิธีการเฝ้าระวัง ตรวจหาจุดอ่อนของระบบ ควบคุมการเข้าถึง เข้ารหัสข้อมูลสำคัญ และสร้างไฟร์วอลล์ตรวจจับการบุกรุก เพื่อลดความเสี่ยงจากการถูกโจมตี ป้องกันการขโมยข้อมูล พร้อมสร้างความน่าเชื่อถือให้กับองค์กร ตัวอย่างเช่น Microsoft Defender, Bitefender, Kaspersky หรือ ESET

7. ซอฟต์แวร์สำหรับพัฒนาแอปพลิเคชัน (Application Development Software)

ซอฟต์แวร์ประเภทนี้ เป็นเครื่องมือสำหรับการพัฒนาซอฟต์แวร์หรือแอปพลิเคชันที่ใช้กันภายในองค์กรโดยเฉพาะ เพื่อที่จะตอบสนองต่อความต้องการทางธุรกิจของบริษัทได้ทันที ครอบคลุมกระบวนการทั้งหมดตั้งแต่วิเคราะห์ความต้องการ การออกแบบ การเขียนโค้ด ทดสอบ จนถึงการปรับใช้และบำรุงรักษา

เพราะมีเครื่องมือที่สนับสนุนนักพัฒนาให้ทำงานได้เต็มประสิทธิภาพ ไม่ว่าจะการพัฒนา web application, mobile app หรือแอปพลิเคชันขนาดใหญ่สำหรับองค์กร ด้วยโปรแกรมอย่าง Microsoft Visual Studio, JetBrains Intelli IDEA, Eclipse หรือ Android Studio

8. ซอฟต์แวร์สำหรับงานเฉพาะทาง (Specialized Software)

นอกเหนือซอฟต์แวร์ที่เป็นแกนหลักในการทำงานขององค์กร ยังมีซอฟต์แวร์อีกประเภทนึง ที่พัฒนาขึ้นสำหรับใช้กับงานเฉพาะด้าน อย่างเช่นซอฟต์แวร์การออกแบบทางวิศวกรรม (CAD/CAM) ซอฟต์แวร์สำหรับจัดการห่วงโซ่อุปทาน (SCM) ซอฟต์แวร์ด้านทรัพยากรบุคคล (HRMS) หรือซอฟต์แวร์บริหารระบบคลังสินค้า (WMS)

ทั้งหมดล้วนถูกออกแบบมาให้ใช้งานได้ลงตัวสำหรับแต่ละองค์กร แตกต่างกันไปในแต่ละอุตสาหกรรม ซอฟต์แวร์องค์กรเหล่านี้มีประโยชน์เพิ่มประสิทธิภาพทั้งการทำงานเฉพาะด้าน และการสร้างคุณค่าที่โดดเด่นเหนือธุรกิจคู่แข่งได้

ซอฟต์แวร์องค์กร สำคัญต่อธุรกิจอย่างไร

การลงทุนเพื่อใช้ซอฟต์แวร์สำหรับองค์กรที่เหมาะสมกับงาน ถือเป็นปัจจัยสำคัญนึงที่ช่วยผลักดันธุรกิจยุคปัจจุบัน ให้ประสบความสำเร็จและเติบโตมากขึ้น ด้วยเหตุผลต่อไปนี้

1. เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน ซอฟต์แวร์องค์กรจะช่วยลดขั้นตอนการทำงานที่ซ้ำซ้อนได้ ทำให้เกิดความคล่องตัว รวดเร็ว และแม่นยำในทุกกระบวนการ ทุกแผนกสามารถเข้าถึงข้อมูลได้ทันที ลดงานที่ทำผิดพลาด แถมช่วยพนักงานให้ได้ใช้ศักยภาพเต็มที่มากขึ้น
2. ลดต้นทุนดำเนินงาน การใช้ซอฟต์แวร์สำหรับองค์กรจะช่วยลดต้นทุนได้ในระยะยาว ทั้งการจ้างพนักงาน ค่ากระดาษ ค่าเครื่องพิมพ์ ค่าเช่าออฟฟิศ เพราะสามารถทำงานได้จากทุกที่ผ่านอินเทอร์เน็ต ด้วยการจัดเก็บและประมวลผลผ่านระบบออนไลน์ทั้งหมด ส่งผลให้ต้นทุนโดยรวมขององค์กรลดลง
3. เพิ่มความสามารถในการแข่งขัน ยิ่งในยุคนี้ที่ธุรกิจต่างพยายามหาความได้เปรียบให้ตนเอง การมีซอฟต์แวร์องค์กรที่เหมาะสมกับงาน จะช่วยเพิ่มขีดความสามารถขององค์กรให้เหนือคู่แข่งได้ ด้วยข้อมูลที่แม่นยำจะส่งผลให้ตัดสินใจได้เร็ว และทำการตลาดตรงกลุ่มเป้าหมายขึ้นมาก รวมทั้งการสร้างผลิตภัณฑ์หรือบริการแบบใหม่ เพื่อปรับตัวให้ตรงกับความต้องการตลาดอยู่เสมอได้
4. การตัดสินใจที่ดีขึ้น เพราะซอฟต์แวร์องค์กรจะมีระบบจัดเก็บและวิเคราะห์ข้อมูลที่ละเอียด ช่วยให้เห็นข้อมูลสำคัญได้แบบ real-time สามารถนำข้อมูลเหล่านั้นมาใช้ตัดสินใจได้ถูกต้อง เร็ว และชาญฉลาดมากขึ้น ไม่ว่าจะการวางแผนกลยุทธ์ การลงทุน หรือการปรับปรุงองค์กร เพื่อให้ดำเนินไปในทิศทางที่ถูกต้อง
5. ยกระดับประสบการณ์ลูกค้า เช่นเมื่อองค์กรใช้ซอฟต์แวร์ CRM จะทำให้สามารถเข้าใจลูกค้าได้ลึกซึ้งขึ้น ช่วยให้นำเสนอสินค้าหรือบริการที่ผู้ใช้ต้องการได้เหมาะสม เพิ่มโอกาสในการขาย รักษาฐานลูกค้าเดิม นำไปสู่ความพึงพอใจและส่งผลดีต่อภาพลักษณ์ของแบรนด์

เหล่านี้เป็นเพียงตัวอย่างบางส่วน ของความสำคัญที่ซอฟต์แวร์องค์กรมีต่อธุรกิจเท่านั้น หากองค์กรสามารถเลือกใช้ซอฟต์แวร์ที่เหมาะสมกับงาน จะยิ่งเสริมให้ธุรกิจเติบโตและประสบความสำเร็จมากขึ้นได้ในระยะยาว

กระบวนการนำซอฟต์แวร์องค์กรมาใช้ (Enterprise Software Delivery)

การนำซอฟต์แวร์ใหม่มาใช้ในองค์กร เป็นเรื่องที่ไม่ได้ง่ายเหมือนคำพูด เพราะขึ้นชื่อว่าธุรกิจส่วนใหญ่ก็มักจะเป็นระบบที่มีความซับซ้อน และเกี่ยวข้องกับคนหลายฝ่าย แถมอาจต้องใช้เวลากับทรัพยากรจำนวนมากอีก

ทำให้การนำซอฟต์แวร์องค์กรมาปรับใช้กับธุรกิจ จำเป็นที่ต้องผ่านกระบวนการวางแผนและดำเนินอย่างเป็นขั้นตอน โดยอาศัยความร่วมมือของทีมงานทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้องกัน เพื่อให้ปรับตัวใช้งานกันอย่างค่อยเป็นค่อยไป ด้วยขั้นตอนต่อไปนี้

1. กำหนดความต้องการและขอบเขตของซอฟต์แวร์ (Requirements and Scope Definition)

ขั้นตอนแรกคือต้องวิเคราะห์ธุรกิจโดยละเอียด เพื่อระบุความต้องการระบบให้ชัดเจน ว่าต้องการให้ซอฟต์แวร์องค์กรนี้ช่วยแก้ปัญหาอะไร มีฟังก์ชันใช้งานอะไรบ้าง รองรับการทำงานแบบไหน อีกทั้งต้องกำหนดงบประมาณ ทรัพยากรที่ต้องใช้ และระยะเวลาในการดำเนินการ

ด้วยการเก็บข้อมูลจากการสัมภาษณ์ สังเกตการทำงานจริง และข้อเสนอแนะต่าง ๆ แล้วนำมากำหนดเป็น requirements พร้อมทั้งวางกรอบขอบเขตที่ชัดเจน ว่าซอฟต์แวร์สำหรับองค์กรนี้จะครอบคลุมงานส่วนไหนบ้าง

2. ออกแบบและพัฒนาซอฟต์แวร์ (Design and Development)

เมื่อทราบความต้องการ ต่อมาคือกระบวนการออกแบบ ว่าซอฟต์แวร์องค์กรจะมีหน้าตาลักษณะการทำงานอย่างไร และสอดคล้องกับความต้องการธุรกิจมากน้อยแค่ไหน ขั้นตอนนี้จะมีการสร้างต้นแบบ (prototype) เพื่อให้ผู้ใช้เห็นภาพชัดขึ้น

จากนั้นเริ่มพัฒนาซอฟต์แวร์ ให้เกิดเป็นระบบจริงขึ้นมาตามที่ออกแบบไว้ อาจรวมถึงการปรับแต่งซอฟต์แวร์สำเร็จรูป (Commercial software) หรือพัฒนาขึ้นมาโดยเฉพาะ (Tailor-made software) ด้วยการทดสอบเป็นระยะ ๆ เพื่อให้มั่นใจว่าซอฟต์แวร์ทำงานได้ถูกต้อง เชื่อถือได้ และตรงตามทุก requirements ที่ระบุไว้

3. การนำซอฟต์แวร์ไปใช้งานจริง (Deployment)

หลังจากทดสอบปรับปรุงซอฟต์แวร์สำหรับองค์กรจนมั่นใจ ในขั้นตอนการติดตั้งและใช้งานจริงนี้ จะต้องวางแผนเตรียมพร้อมอย่างค่อยเป็นค่อยไป อาจเริ่มใช้กับบางแผนกก่อนแล้วค่อยขยายเป็นวงกว้าง ด้วยการอบรมพนักงานที่เกี่ยวข้อง จัดทำคู่มือการใช้ และเปิดให้ใช้งานคู่ขนานไประยะหนึ่งเพื่อให้ผู้ใช้คุ้นเคยกับระบบใหม่ ก่อนที่จะปรับเปลี่ยนมาใช้อย่างเต็มรูปแบบ

4. บำรุงรักษาและสนับสนุนซอฟต์แวร์ (Maintenance and Support)

งานไม่ได้จบทันทีหลังการติดตั้งซอฟต์แวร์องค์กร แต่ยังต้องมีการบำรุงรักษาและให้การสนับสนุนผู้ใช้อย่างต่อเนื่อง ตั้งแต่การแก้ไขข้อผิดพลาด การปรับปรุงให้ทันสมัย การอัปเกรดเป็นเวอร์ชันใหม่ รวมทั้งการให้คำปรึกษา แนะนำ และแก้ไขปัญหาที่อาจเกิดขึ้นจากการใช้งานในระยะยาว

ทางองค์กรอาจมีทีมสนับสนุนของตัวเอง หรือเลือกใช้บริการจากผู้ให้บริการภายนอก (Software house) ก็ได้ เพื่อให้ซอฟต์แวร์ทำงานได้เต็มประสิทธิภาพอยู่เสมอ

5. วัดผลและติดตามประสิทธิภาพ (Monitoring and Measurement)

หลังจากใช้ซอฟต์แวร์ไปซักระยะ ควรต้องมีการเก็บข้อมูล วิเคราะห์ และวัดผลเทียบกับดัชนีชี้วัดที่ตั้งไว้ เพื่อตรวจสอบว่าได้ประสิทธิภาพตามที่คาดหวังหรือไม่ หากพบว่าส่วนไหนยังไม่เป็นไปตามเป้า ก็จะต้องปรับปรุงแก้ไขต่อยอดให้ดีขึ้น อีกทั้งต้องสื่อสารผลลัพธ์กับผู้บริหารและผู้ที่เกี่ยวข้อง เพื่อให้เห็นถึงความคุ้มค่าในการลงทุนเรื่องซอฟต์แวร์สำหรับองค์กรนั้น ๆ

บทสรุป

สรุปแล้ว ซอฟต์แวร์องค์กร (Enterprise Software) นั้นคือหนึ่งเครื่องมือสำคัญที่ช่วยยกระดับการทำงานของธุรกิจในยุคใหม่นี้ ให้มีประสิทธิภาพเพิ่มขึ้นและสามารถแข่งขันท่ามกลางความท้าทายที่ปรับเปลี่ยนไปอย่างรวดเร็ว ด้วยการเข้ามาช่วยลดต้นทุนการดำเนินงาน เพิ่มผลผลิตพร้อมควบคุณภาพ รวมถึงช่วยสนับสนุนการตัดสินใจทางธุรกิจให้มีประสิทธิภาพมากขึ้นได้

การนำซอฟต์แวร์องค์กรมาใช้หรือ Enterprise Software Delivery ธุรกิจจำเป็นต้องมีการวางแผนให้ดี ตั้งแต่การกำหนดขอบเขต การคัดเลือก การพัฒนา ทดสอบ การอบรมผู้ใช้ ตลอดจนการบำรุงรักษา ที่แต่ละขั้นตอนก็มีความท้าทายแตกต่างกันไป

ไม่ว่าองค์กรของคุณจะเป็นธุรกิจขนาดเล็กหรือขนาดใหญ่ การมีกระบวนการเลือกใช้ซอฟต์แวร์องค์กรที่มีความเหมาะสม และสอดคล้องกับเป้าหมายทางธุรกิจ ถือเป็นหนึ่งปัจจัยสำคัญที่ช่วยให้องค์กรสามารถเติบโต และแข่งขันได้ในโลกธุรกิจยุคดิจิทัลนี้ เป็นจุดเริ่มต้นของการสร้างความได้เปรียบทางการแข่งขันอย่างยั่งยืน เพื่อพาองค์กรไปสู่ความสำเร็จตามเป้าหมายในระยะยาวได้

‍